質量記錄的空白表格樣式，稱為質量記錄表式（from），屬于質量管理體系文件的組成部分。

在體系運行過程中，質量記錄表式記載了各種有關的實際情況和數據之后，便形成了質量記錄(record)。

應按標準的要求對質量記錄實施必要的管理。

對質量記錄表式的設計有以下要求：

1）與程序文件和作業文件的編制同步進行

質量記錄往往是程序文件和作業文件的附錄，也就是說，在編寫程序文件和作業文件時，應根據標準要求和質量管理的需要，確定應有哪些質量記錄，同時對記錄的內容加以系統考慮。

2）具有可追溯性

質量記錄應具有唯一性的標識，為便于歸檔和檢索，質量記錄應具有分類號和流水號。

質量記錄中必須表明合同（或生產指令）號、產品型號（或圖號）、時間、地點、記錄人。只有達到以上要求。質量記錄才具有完全的可追溯性。

3）欄目設置合理

質量記錄表式中的欄目，既要滿足質量管理要求，做到適用，又要力求簡化，以降低成本。這就需要仔細琢磨，做到欄目不多不少。欄目還應適應多種情況，以減少表格數量。

4）標準化、規范化

質量記錄表式宜標準化，這樣便于實施規范化的管理，既便于填寫又便于統計和分析。

5）考慮多種表現形式

除文字表式外，還可以用樣品、照片、音像制品、磁盤、光盤等形式，隨著電腦的普及應用，采用多媒體技術的復合記錄將有廣闊的發展前景，因其不僅圖文并茂、聲像俱全、直觀形象、更加生動，且特別便于大量信息的存貯。

因此，在策劃采用何種記錄形式時，應根據需要與可能，不限于文字表式，采用適當的形式以獲得最佳效果。