目前很多企業根據市場需求和自身發展建立了多套管理體系,如ISO9001、ISO14001、OHSAS18001、SA8000等,企業在建立企業標準體系過程中,如何處理好與這些管理體系的關系,是一個不可回避的問題。廣州譽杰認為,如果堅持各自為政,企業文件體系勢必越整越大,越來越亂,重復、抵制或矛盾的文件會與日俱增,這正是企業管理之大忌。因此必須關注各體系文件如何整合的問題。
一、企業標準體系與其他管理體系之間的關系
企業各類管理體系的關注點不同,但普遍存在著相互關聯,并相互作用著。
企業標準體系如同企業其他管理體系一樣,都有著各自管理體系關注的焦點和重點負責的對象。例如,質量管理體系關注的是如何提高企業生產的主產品的質量(其廢水、廢氣、廢渣等副產品,并非質量管理體系關注的內容),重點是對顧客負責任;環境管理體系關注的是企業對自然環境的保護和對環境污染的治理,重點是對社會負責任;職業健康安全管理體系關注的是企業在生產過程中應重視減少、消除危險源,保障員工的職業健康,重點是對員工負責任。同樣,企業標準體系關注的是企業在管理過程中能否運用標準化原理,把那些相互關聯、相互作用的標準,能夠按其內在聯系,形成一個科學的有機整體,重點是對標準化負責任。
——GB/T 15496標準5.2指出:“企業標準體系是企業其他管理體系,如質量管理、生產管理、技術管理、財務成本管理、環境管理、職業健康安全管理體系等的基礎。建立企業標準體系,廣州譽杰根據企業的特點充分滿足其他管理體系的要求,并促進企業形成一套完整、協調配合、自我完善的管理體系和運行機制。”
需要注意的是:
(1)企業標準體系是企業其他管理體系的基礎;
(2)企業標準體系不是對企業其他管理體系的整合,也不具備整合其他體系的資格;
(3)企業標準體系的關注點是“標準”,當然不可避免地也應包括其他各類管理體系形成的標準或標準的前身——規范性文件(包括手冊、程序文件、規范、規程、作業指導書、有效的規章制度等);
(4)把企業內的所有標準按其內在聯系形成一個科學的有機整體,是企業標準體系的任務,把企業的各類管理體系的文件、標準或規范性文件整合成一個科學的有機整體,是企業標準體系責無旁貸的本職工作,其他的管理體系大多不具備這種職能和載體。這種載體功能是企業標準體系獨有的,對企業文件體系發揮提綱挈領作用。
(5)文件整合的方法就是按照標準化原理,對企業所有的規范性文件進行“簡化、統一、協調、優化”,并盡可能將之升華為標準。標準的日益增多,標準體系的日益完善,恰是“文山會海”的強有力的克星。
二、企業標準體系與其他管理體系文件的整合
1.質量管理體系等體系文件與標準體系文件的關系
(1)GB/T 15498標準7.6“質量管理標準”充分體現了與PDCA和ISO 9000的結合。
7.6.1條明確指出:ISO 9001規定的質量手冊、程序文件,是管理標準的一種形式。應充分利用已有的企業管理標準,并將質量手冊、程序文件納入企業管理標準體系。
(2)GB/T 15498標準7.15環境管理標準的7.15.1明確要求:
GB/ T24001規定的環境手冊、程序文件,是管理標準的一種形式,企業(應)按照GB/T24001規定建立形成文件的環境管理體系,并將環境手冊、程序文件納入企業管理標準體系。
(3)GB/T 15498標準7.13安全管理標準的7.13.1明確要求:
GB/T 28001規定的安全管理手冊、安全管理程序文件,是管理標準的一種形式,企業(應)按照GB/T 28001規定建立形成文件的安全管理體系,并將其安全管理手冊、程序文件納入企業管理標準體系。
(4)GB/T 15498標準在“管理標準”定義中對“管理事項”注明,主要指在企業管理活動中,所涉及的經營管理、設計開發與創新管理、質量管理、設備與基礎設施管理、人力資源管理、安全管理、職業健康管理、環境管理、信息管理等與技術標準相關聯的重復性事物和概念。
(5)程序文件和管理標準的結構比較:
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程序文件內容要求 |
管理標準編寫要求 |
腳 注 說 明 |
1 |
標 題 |
名 稱 |
a.“標準”定義:為在一定范圍內取得最佳秩序……以促進最佳的共同效益為目的。故在標準編寫時不需要再重談“目的”。 |
2 |
目 的a |
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3 |
范 圍 |
范 圍 |
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4 |
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規范性引用文件、術語 b |
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5 |
職責和權限 |
職 責(和權限) |
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6 |
活動的描述 |
管理活動的內容和方法 |
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7 |
記 錄 |
報告和記錄 |
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8 |
附 錄 |
附 錄 |
根據以上分析不難看出,質量管理等體系要求的“程序文件”和企業標準體系要求的“管理標準”在內容要求上是異曲同工。只是各專業管理體系要求的“程序文件”更偏向深入各自專業;而標準體系要求的“管理標準”更側重各體系文件的協調和全面。
2.各類管理體系的要求之間的協調、結合與整合
(1) GB/T19001標準0.4指出:“本標準不包括針對其他管理體系的要求,如環境管理、職業衛生與安全管理、財務管理或風險管理的特定要求。然而本標準使組織能夠將自身的質量管理體系與相關的管理體系要求結合或整合。”此條款反映了各類體系并不反對相互間的協調。
(2) GB/T 24001“引言”指出:“本標準不包含針對其他管理體系的要求,如質量、職業健康安全、財務或風險等管理體系要求。但可以將本標準所規定的要素與其他管理體系的要素進行協調,或加以整合。組織可通過對現有管理體系做出修改,以建立符合本標準要求的環境管理體系。”
因此,當一個企業要按照ISO 9001、ISO 14001、OHSAS 18001等標準建立管理體系時,充分利用已有的企業管理標準或者對現行管理體系要素加以修改、利用,是符合企業實際需要的,也是十分省工、省力、省時、省費用的。反過來講,如果企業已經建立了部分專業管理體系,在建立企業標準體系時,也應該對這些文件加以評審后,分別納入標準體系文件中。在建立任何一個管理體系時,充分利用企業已有的資源是明智的選擇。
3.企業標準體系表是包容其他管理體系文件的平臺
所謂企業標準體系表,是企業標準體系的一種表現形式,憑著一組“企業標準體系結構圖”和一套“企業技術標準明細表”、一套“企業管理標準明細表”、一套“企業工作標準明細表”構成了企業標準體系表,它將企業所有的技術事項、管理事項、工作事項的管理要素都統籌起來,發揮出“提綱挈領”的作用。企業各體系需要形成的各種規范性文件,經過簡化、統一、協調、優化后,達成協商一致,并經過公認機構(企業標準化機構)批準,形成了各種標準,在企業標準體系表中,都可以明確地找到各自的位置。一種科學的、系統的、有機的標準整體形成了,這種整體所包容的文件囊括了企業各類體系的最主要的文件內容。
4.企業標準體系與其他管理體系文件格式整合方法
(1)在企業制定標準體系表時應該將這些程序文件拆開(此時不宜強調某個體系單獨成匯編),以單獨標準的形式分別列入各大標準類別中。
例如,可分別列在質量管理類、設備管理類、持續改進類、人力資源類、環境管理類、職業健康類或安全生產類等。以質量管理體系的程序文件為例,有的程序文件可能涉及面已經超出了質量管理本來范疇的界限,如有關“人力資源”的程序文件放在“人力資源類”,就比存放在“質量管理類”要合理;再如有關設備檢修的文件放在“設備管理類”,也比存放在“質量管理類”要合理。這些程序文件可以仍然保留原來的編號,待整篇選用。
(2)為保證企業標準體系中標準的系統性,在保留質量管理等體系的手冊、程序文件原編號和原內容不變的基礎上,將之分別納入企業管理標準體系各類別,應同時給予新的管理標準編號,即雙編號的形式。
——在封面標準名稱下方,隔開一行,以仿宋四號字將原編號標明,并以IDT(等同采用)或MOD(修改采用)標志在原編號的后面,前后加圓括弧,且居中,例如:
不合格品控制程序
(QMS/cxwj××.××, IDT)
或:
內審控制程序
(QMS/cxwj××.××, MOD)
——在標準封面右上角標注:Q/×× 管×.×-2005
——為正規起見,按標準而言,應為這些程序文件增添“前言”頁,以等同采用(或修改采用)質量管理程序文件為例,在前言中可補充進一段說明的話:根據GB/ T15498關于“GB/T 19001規定的質量手冊、程序文件,是管理標準的一種形式,…… 并將質量手冊、程序文件納入企業管理標準體系”的要求,本標準將公司質量管理體系的程序文件等同采用(或修改采用)為企業標準體系文件,既保留原來的質量管理體系編號,又給予新的企業標準體系編號。
(3)當企業需要對某個專業體系進行評審、認證、復審時,盡可從企業標準體系中抽調出相應文件“歸隊”即可。如果企業整體文件管理體系已完成了計算機管理,更是可以組成各類體系的文件板塊,一經點擊,不同體系、不同類別的文件將自動分門別類,提供給不同場合的需要。如此下來,既保持了體系文件的獨立性和特殊性,又滿足了企業管理文件的系統性和協調性,這正是我們將各類體系文件整合的最終目的和最好的結果。