●程序文件的內涵

(1)程序文件是手冊的支持性文件，它使環境管理活動程序化、文件化、規范化，使各項活動處于良好的受控狀態，從而避免了由于缺乏文件指導而出現的經驗主義和偶爾得失。

(2)程序文件包含環境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內容，它既可以針對環境管理體系的一個要素，也可以針對要素中的一個部分，或是對幾個要素相互關聯的一組活動進行闡述。程序文件的側重點在于規范要素或活動的職能和控制要點，一般不涉及純技術細節。

(3)在編寫程序文件時，通常包括該項活動的目的和范圍、做什么、由誰來做、以及何時、何地、如何做，以及使用何種材料、設備和文件，如何進行記錄等，即遵循所謂的“5W、1H”原則，其最終目的是作為組織實施環境管理的準則，減少或防止各項活動所造成的或可能造成的環境影響，確保組織環境方針和目標的實現。

●程序文件的作用

(1)程序文件是對手冊的進一步細化和展開。程序文件則是將環境管理手冊中不便詳述的對活動和過程的要求，作出詳細規定，使其更具可操作性。

(2)程序文件的有效實施能夠充分體現組織環境管理體系的強大功能，直接影響到組織環境行為的最終改善，因而程序文件的數量、內容、格式和詳略程度一般都由組織根據實際情況自行決定，應充分考慮組織任務的復雜性、執行活動的人員的水平、能力、技術和培訓情況，應以確保環境因素和各項環境管理活動準確而有效的受控為宜。

(3)程序文件是組織內部科學的管理制度，是各級各類人員必須遵照執行的法規性文件；同時，它也是組織對其員工進行崗位培訓和業務考核的基本內容和指導、檢查、改進相關業務工作的重要依據，也是第三方認證機構實施外部審核的依據之一。

●環境管理程序文件的內容及格式要求

(1)文件編號和標題

程序文件的編號應根據標準中對體系要素的編號以及組織活動的層次進行編排，同一層次的 程序文件應統一編號，以便標識。標題應明確體現組織開展的活動及其特點，例如：“環境監測和測量控制程序”、“污水排放控制程序”和“相關方環境行為控制程序”等，使活動的性質一目了然。

(2)目的和適用范圍

簡要說明開展這項活動的目的以及該項程序的適用范圍。

(3)術語和定義

對本程序中所使用的專用名詞術語給出明確的定義和解釋。

(4)職責和權限

結合實際工作業務流程，指明實施該項程序的主管部門、參與配合部門各自的職責和權限以 及相互之間的接口關系。

(5)工作程序

這是程序文件的核心內容，應列出開展此項活動的具體步驟，保持合理的編排順序，明確活動的輸入、轉化和輸出；明確各項關聯活動之間的接口關系、職責、協調措施；明確每個過程中各項要素由誰來干，何時、何地干什么、如何干以及最終要達到的效果，對于所形成的記錄和報告也應加以明確，此外，對一些例外情況下須采取的措

施也應作出規定。使用業務流程圖、信息傳遞圖或物流圖等方式是一種較好的方法，這樣做往往比單純的文字敘述更加準確和易于理解。

(6)相關文件

指明或引用與本程序相關聯的文件，明確接口和查詢路徑。

(7)相關記錄和報告

明確實施該程序時所產生的記錄表格和報告，包括其名稱和編號；規定記錄的保存方格、保存部門和保存期限等。

●環境管理程序文件的注意事項

(1)充分利用現有程序

首先應清理和分析組織現有的管理制度和操作規范。因為組織原有的各項標準和規章中有很多是長期以來經驗的總結，是行之有效的慣例和做法，這些都是制定程序文件的可選素材，應該本著吸收和接納的態度充分加以應用。當然不可避免也會存在一些不足，因此，對原有組織的各種管理文件在保證環境管理體系有效運行的前提下，按標準要求進行分類、整理和分析，取其有用、刪除無關、改寫并補充不完善是十分必要的，應摒棄那種拋開原有、一切從零開始或是缺乏必要策劃，上來就胡亂編寫文件的做法。

(2)全面策劃、通盤考慮，把握程序文件之間的系統性和相關性

編寫程序文件時，應對程序文件的數量、每個程序文件的詳略程度、篇幅及其內容進行全面的策劃，應保證在能夠實現控制的前提下，使程序文件數量越少越好，每個程序的描述篇幅越精練越好。程序文件重在程序化，強調闡明要素運行的職責和方法即可，同時應具備可操作性和可檢查性，還要提出明確的運行標準。應力求簡潔明了，容易判斷和理解，不應追求過于繁瑣的文件形式，應保證每個程序之間有必要的銜接，避免相同的內容在不同程序之間有較大重復。因此，編寫文件開始，制定一份程序文件明晰表是非常值得推薦的做法。

(3)注意可操作性

應廣泛征求各方面的意見和建議，尤其是現場操作者的意見，應避免紙上談兵、說一套做另一套，或所編寫的內容與實際情況不相符合。對于關系重大的程序必要時應經過實踐檢驗，通過試行考核其是否符合實際、是否可行和有效，最后才能正式審批和實施。

●常用程序文件的編寫要點

(1)“環境因素”編寫要點

①明確環境因素調查的相關職責；

②明確環境因素的調查范圍；

③環境因素調查的原則(考慮3種時態、3種狀態、7個方面、1個過程)；

④環境因素調查的具體方法，相關要求(人員要求和注意事項)；

⑤調查結果的匯總和確認(包括職責和方法)；

⑥評價環境因素的職責和原則；

⑦評價重要環境因素的方法和依據；

⑧環境因素的更新識別與重要環境因素的更新評價；

⑨相關記錄的保管與存檔要求。

(2)“法律及其他要求”編寫要點

①獲取的途徑、方法：執行者，頻次，獲取方式；

②評價與登記、保管：執行者，批準者，存放處；

③摘錄與分發：由誰進行摘錄、整理，怎樣分發到有關部門；

④法規標準的更新。

(3)“培訓、意識和能力”編寫要點

①培訓內容：包括環保知識、環境管理知識、手冊程序文件、緊急狀態的處置、重要崗位的作業指導書等；

②如何確定培訓需求：由什么部門提出，針對什么對象(職工入廠教育、工人上崗、轉崗教育考核等)；

③培訓要分層次進行：最高管理者、中層干部、內審員、重要崗位、全體員工、新員工等；

④培訓形式：

a.正規的、辦班形式的培訓；

b.各部門內部培訓(相關運行控制、作業指導書、應急準備預案等)；

c.涉及性教育(方針、重大環境因素、目標和指標等)。

⑤培訓計劃的相關要求：決策機構、職責部門、培訓對象；

⑥培訓記錄(資料)包括：

a. 培訓計劃；

b.培訓名單；

c.考核記錄；

d.員工個人教育檔案；

e.相關資料的保存和管理。

(4)“信息溝通”編寫要點

①內部溝通和外部溝通，考慮正常、異常和緊急情況，建立信息雙向交流機制；

②內部信息的主要內容一般包括：

a.日常環境活動；

b.監控與測量結果；

c.目標指標完成情況；

d.內審結果；

e.管理評審；

f.異常及緊急狀態；

g.不符合情況(如不符合環境方針、法律法規和其他要求)。

③內部信息溝通的途徑：由上而下，由下而上，橫向交流；

④外部信息溝通的主要對象：

a.政府機構；

b.供貸方；

c.客戶；

d.周圍社區；

e.媒介；

f.投資方。

⑤信息處理的職責和過程：

a.信息接收和確認；

b.傳達到相關部門，并采取相應的對策、措施(由誰負責具體處理，怎樣做、在什么時候作出處理)；

c.處置的跟蹤與認可；

d.處置信息的反饋；

e.全過程文件化(包括信息的接收、處理和答復)。

(5)“文件控制”編寫要點

文件控制對象：手冊、程序文件、作業指導書和記錄。

①文件的編制：

a.重要環境文件的編號、起草、制訂、修改的職責及注意事項；

b.相關文件可有手冊、程序文件的制定、修改、廢除的管理程序。

②文件的發放：

a.由什么部門負責發放；

b.是否制定發放清單等。

③文件是否受控；

④文件的保存：

a.各種重要環境文件保存在什么部門；

b.文件保存的注意事項。

⑤過時文件如何處理，文件更新要求等；

⑥文件及記錄的保存期規定。

(6)“運行控制”編寫要點

運行控制要體現生命周期的思想，從源頭就進行控制。

①運行控制對象：

a.對缺乏程序指導可能導致偏離方針、目標和指標的運行；

b.運行控制的內容至少包括所有與重大環境因素對應的活動；

c.對重要供應商或項目承包方可考慮提出相應的環境要求。

另外，可建立如下子程序：廢水、廢氣、噪聲、固體廢棄物、節能降耗、新建項目、相關方、設備管理、安全管理等。

②涉及到的各個部門、崗位的職責、要求必須明確；

③明確運行控制的參數；

④具體的操作規程，操作工的資格要求；

⑤相關的運行控制結果的記錄。

(7)“應急準備與響應”編寫要點明確事故和緊急情況發生的可能性及部門。緊急情況可能是：火災、爆炸；有毒有害物質向空氣、水、土壤中的排放。

①對內外部應急聯絡人員、部門及其職責作出相應規定；

②針對可能發生的緊急情況采取必要的準備；

③應急聯絡方式：包括時間限制和聯絡方法等；

④針對已發生的緊急情況所采取的處置措施；

⑤緊急情況發生后的分析，以及對程序進行評審與修訂等事宜；

⑥應急準備與響應演習和試驗。

(8)“監測與測量”編寫要點

①明確監控與測量的內容：

包括：重大環境因素是否受控；目標、指標完成情況；法律法規及其他要求的符合性；運行 控生產過程序運行的有效性等。

②監控的職責、方法和具體步驟；

③測量方法和監測頻率；

④對監控、監測結果的處理；

⑤監測儀器的校準；

⑥監測人員資格培訓等；

⑦作好各種監測記錄，編制若干種表格。

(9)“不符合、糾正與預防措施”編寫要點不符合在所難免，需要通過管理體系自身有效的運行及時給予糾正和預防同類問題再發生。

①不符合內容的確定；

②明確制定、實施、檢查糾正措施的責任；

③不符合情況的匯報流程；

④收集數據和信息確定發生不符合的真實原因；

⑤糾正方案的研究與可行性評估；

⑥收集數據和信息糾正原有方法或程序；

⑦糾正方案的實施和效果驗證；

⑧修改必要的控制及相關環境管理體系文件；

⑨監測、預防類似問題再度發生。

(10)“記錄”編寫要點

①記錄可分為：

a.原始性記錄：監測報告、投訴抱怨記錄、環境因素記錄、適用的環保法律法規記錄，操作過程的記錄等；

b.綜合性記錄：內外部審核報告、管理評審報告、投訴處理報告、重大事件處理報告等。

②記錄的標識(編目)、保存(收集、歸類、便于查閱、避免損失或遺失)、處置(記錄保存期以及過期文件的標識和處理)。

(11)“環境管理體系審核”編寫要點

①內審的方法、頻次；

②管理與實施部門；

③審核人員資格要求；

④制定審核計劃的相關要求；

⑤審核步驟；

⑥問題跟蹤檢查；

⑦內審結果作成報告；

⑧報告的交流保存等。